Guía Práctica: Facturación Electrónica, Documento Soporte y Nómina DIAN
En Colombia, el sistema de facturación electrónica de la DIAN es un ecosistema digital obligatorio donde cada transacción comercial debe validarse en tiempo real para ser deducible fiscalmente. Conozca sus tres componentes clave:
1. Factura Electrónica de Venta con Validación Previa
Toda venta de bienes o prestación de servicios efectuada por personas jurídicas debe emitirse mediante un software propio o de proveedor tecnológico avalado por la DIAN. La factura contiene:
- Código CUFE: Código Único de Factura Electrónica, generado criptográficamente.
- Formato XML: El archivo legal oficial validado por la DIAN (el PDF es solo una representación gráfica).
- Eventos de Radicación (RADIAN): Si la factura es a crédito, el comprador debe emitir los 3 eventos obligatorios (Acuse de recibo de la factura, Recibo del bien o servicio, y Aceptación expresa o tácita) para que la compra pueda ser deducida de la renta del adquirente.
2. Documento Soporte Electrónico con No Obligados a Facturar
Cuando una empresa adquiere bienes o contrata servicios con personas naturales que no expiden factura electrónica (por ejemplo, servicios técnicos, honorarios de personas no responsables de IVA o compras rurales), la empresa compradora está obligada a generar y transmitir el Documento Soporte Electrónico ante la DIAN, obteniendo el código CUDS (Código Único de Documento Soporte). Sin este documento electrónico, el costo o gasto queda automáticamente rechazado en la Declaración de Renta.
3. Nómina Electrónica (CUNE)
Los contribuyentes que tienen empleados contratados bajo el Código Sustantivo del Trabajo deben reportar mensualmente los pagos o abonos en cuenta derivados de la relación laboral a través del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
- Plazo de transmisión: Primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al periodo devengado.
- Sanción por omisión: La nómina no transmitida no puede tomarse como costo o deducción en el impuesto sobre la renta.
Sanciones por Incumplimiento del Ecosistema Electrónico
No facturar electrónicamente, no validar con la DIAN o expedir facturas sin los requisitos de ley puede dar lugar a sanciones económicas del 1% del valor facturado sin que exceda de 950 UVT, o inclusive a la clausura o cierre del establecimiento de comercio por tres (3) días.
Nuestro equipo revisa y concilia sus documentos electrónicos de forma mensual dentro de nuestro servicio de asesoría contable mensual para garantizar que cada peso de gasto sea admitido por la DIAN.
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