Checklist Técnico: Insumos Previos para Constituir una Sociedad S.A.S. en Colombia
Antes de redactar estatutos o radicar documentos en la Cámara de Comercio de su ciudad, verifique tener resueltos estos 8 puntos fundamentales para evitar devoluciones de trámite o sobrecostos fiscales:
1. Verificación de Homonimia en el RUES
Consulte en el Registro Único Empresarial y Social (rues.org.co) que la razón social pretendida no se encuentre ya inscrita ni exista identidad fonética idéntica en ninguna Cámara de Comercio del país. La Cámara rechaza de plano solicitudes con homonimia exacta.
2. Cédulas y Estado Civil de los Accionistas
Copia clara y legible al 150% de la cédula de ciudadanía de cada persona natural socia, o certificado de existencia y representación legal si alguno de los accionistas es otra persona jurídica (nacional o extranjera).
3. Domicilio Principal y Dirección Fiscal
Establecer la ciudad donde residirá la administración principal y una dirección física donde puedan entregarse notificaciones judiciales y administrativas de la DIAN y la Secretaría de Hacienda.
4. Actividades Económicas y Códigos CIIU
Seleccionar la actividad económica principal y hasta tres actividades secundarias según la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) adoptada por el DANE y la DIAN. Esta elección define la tarifa aplicable de retención en la fuente e Impuesto de Industria y Comercio (ICA).
5. Estructura de Capital: Autorizado, Suscrito y Pagado
Bajo el artículo 9 de la Ley 1258 de 2008, los accionistas cuentan con un plazo de hasta dos (2) años para pagar el capital suscrito. Es indispensable indicar el valor nominal de cada acción (por ejemplo, \$1.000 o \$10.000 COP) y la proporción que suscribe cada socio.
6. Representación Legal y Límites de Contratación
Designar con claridad al Representante Legal y a su suplente (si se desea), especificando si cuenta con facultades amplias para obligar a la sociedad o si requiere autorización previa de la asamblea para actos superiores a cierta cuantía (en SMMLV).
7. Trámite del Formulario Pre-RUT ante la DIAN
Diligenciar en la plataforma virtual de la DIAN el formulario 001 con la marca de agua "Para trámite en Cámara de Comercio". Este documento es requisito indispensable para radicar la matrícula mercantil.
8. Estatutos Sociales y Documento Privado de Constitución
Redacción del documento privado firmado por todos los constituyentes. No requiere escritura pública notarial a menos que se aporten bienes inmuebles.
Una vez inscrita la sociedad y obtenido el RUT con el NIT definitivo, la empresa queda automáticamente obligada a emitir factura electrónica de venta y llevar contabilidad oficial. Consulte nuestro servicio de constitución de empresas S.A.S. para acompañarle en todo el trámite o la asesoría contable mensual para arrancar con libros ordenados.